Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi
Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

KVKK Aydınlatma Metni

T.C. ÇANAKKALE ONSEKİZ MART ÜNİVERSİTESİ

KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI

İLGİLİ KİŞİ AYDINLATMA METNİ

1.Veri Sorumlusu Hakkında

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi (bundan böyle “ÇOMÜ’’ olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.

İlgili kişi olarak kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Kanun’un Aydınlatma Yükümlülüğünü düzenleyen 10'uncu maddesine göre veri sorumlularının, kişisel verilerini işledikleri gerçek kişileri bazı konularda bilgilendirmekle yükümlü olmaları nedeniyle sizleri kişisel veri işleme sürecimiz ile ilgili olarak bilgilendirmek isteriz.

2. ​İşlenen Kişisel Verileriniz, Hukuki Sebepleri ve İşlenme Amaçları

İşlemeye Konu Kişisel Verileriniz:

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı;

  • Üyelik ve Ödünç-İade Kaynak Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Cinsiyet, Unvan, Meslek Bilgisi, Birim/Görev Yeri, Bölüm/Ana Bilim Dalı/Bilim Dalı, Sınıf/Dönem Bilgisi, Okul Bilgisi, Sicil Numarası/ÖSYM Numarası, Fotoğraf, E-Posta Adresi, Telefon Numarası, Kart Numarası, Ödünç/Cezalı/Cezasız Kaynak Bilgileri, Ödünç/İade Tarihi, Ödeme Bilgisi/Makbuz Numarası)
  • Kütüphaneler Arası Ödünç İstek Süreci (Ad/Soyad, E-Posta Adresi, Telefon Numarası, Fakülte/Bölüm Bilgisi, İstenen Yayın Bilgileri, Tez Numarası, Kütüphaneciye İletilen Not Bilgisi)
  • Kullanım Süresi Aşım Bedellerinin Ödenmesi Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Ödeme Dekontu Bilgileri, Banka IBAN Numarası, Banka Hesap Numarası, Banka Adı, E-Posta Adresi)

Eğitim ve öğretim faaliyetlerimiz kapsamında; Üniversitemizin, kütüphane kaynak ve hizmetlerinin üniversite içinde ve dışında tanıtılması, kullanıcılara yayın tarama hizmetinin sunulması, yeni çıkan yayınların duyurulması ve bilgilendirme (enformasyon) hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla sözlü ya da yazılı iletişim kurulması; Kütüphane bünyesinde bulunan materyallerin Kütüphane üyeleri tarafından ödünç alınması ve iade süreçlerinin yürütülmesi; Kütüphaneden ödünç alınan kitapların zamanında iade edilip, edilmediğinin kontrol edilerek gelmeyenler için uyarıda bulunulması; Gerektiğinde ödünç verme süresi dolmadan materyallerin geri istenmesi, ödünç alınan kitap ve diğer materyalin en geç ödünç verme süresi sonunda iade edilmemesi ve süre uzatma işlemi yapılmaması halinde süre sonunu izleyen günden itibaren geçen her gün için Kütüphane materyali kullanım süresi aşım bedelinin tahsili için Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Yönergesinde belirtilenen süreçlerin yürütülmesi; Ödünç alınan materyallerin zarar görmesi ya da kaybolması halinde zararın tazmin edilmesi; Materyal ayırtma işleminin yapılması ve kaynak kullanılabilir olduğunda buna dair ayırtmayı yapan kişiye sözlü ya da yazılı olarak bilgi verilmesi; Üyelerin kaynak talebinin değerlendirilmesi; Bağış süreçlerinin yürütülmesi ve Kütüphane kaynaklarının kayıt altında tutulabilmesi; Kütüphanemizin sunduğu hizmetlerden faydalanılabilmesi, akademik arşivin içeriğinin sistem tarafından sağlanan istatistiklerle izlenmesi, politika uyumluluğunun takip edilmesi; Üye kayıtlarının oluşturulması, takip edilmesi ve sonlandırılması; Üyelerin talep ve şikayetlerinin değerlendirilmesi, bu kapsamda üyelerle sözlü ya da yazılı iletişime geçilmesi; Yükseköğretim Kanunu kapsamında, Yükseköğretim Kurumu ve Üniversite ilgili mevzuatı (kanun, yönetmelik, yönerge, iç düzenlemeleri vb.) çerçevesinde akademik ve idari faaliyetinden kaynaklı hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi; İş sağlığı ve iş güvenliği çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınması; Tüm Üniversite paydaşlarının can ve mal güvenliğinin korunması veya bu kapsamdaki kurallara uyum sağlanması da dâhil olmak üzere; yasal yükümlülüklerin, yargı organlarının veya yetkili idari kuruluşların istediği gerekliliklerin veya taleplerinin yerine getirilmesi, gerekli güvenlik önlemlerinin alınması, bu amaçla kamera kaydı yapılması; Kütüphane çevrim içi veri tabanlarının kullanılması ve Kütüphane üyelerine sunulan internet altyapısından hizmet alınması durumunda ilgili mevzuat yükümlülükleri nedeniyle iz (“log”) kayıtlarınızın tutulması ve ağ güvenliğinin sağlanması, yetki dahilinde kullanılan kullanıcı internet erişim izleri (“logları”) ve hukuki önlemler alınarak bu amaçların gerçekleştirilmesi için bilgi işlem altyapılarına aktarılması, elektronik veya fiziki ortamlarda yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve arşivlenmesi; Kütüphane varlıklarının güvenliğinin teminin sağlanması amaçlarıyla 6698 sayılı Kanun’un 5/2- ç) ‘’Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması’’, e) ‘’Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması’’, f) ‘’İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması’’ maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde işlenecektir.

3. Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Kişisel verileriniz;

  • Kanuni yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla yetkili resmî kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişilere,
  • Yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması amacıyla ilgili yargı makamlarına, üçüncü kişi ile kurum ve kuruluşlarına

aktarılabilecektir.

Önemle belirtmek isteriz ki ilgili işleme ve aktarma faaliyetleri gerçekleştirilirken, kişisel verilerin güvenlik ve gizliliğinin sağlanması amacıyla teknik imkânların izin verdiği makul ölçüdeki idari ve teknik tedbirler almaktayız.

4. Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri

Kişisel verileriniz, ‘‘Kütüphane Otomasyon Sistemi Üyelik Formu’’, ‘’Kütüphaneler Arası Ödünç Formu’’ doldurulması ile kutuphanecomu.edu.tr e-posta adresine mail atılması yahut üniversitenin bilişim sistemleri üzerinden yazışma yapılması, Kütüphane Otomasyon Sistemi (YORDAM), kütüphaneye uzaktan erişim sağlayan sistemlerin kullanılması, CCTV Kamera Kaydı gibi otomatik ya da kısmen otomatik olan veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.

5. İlgili Kişi Olarak KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız Nelerdir?

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda belirttiğimiz yöntemlerden dilediğinizi tercih ederek Kurumumuza iletmeniz durumunda Kurum talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde talebinizi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Üniversitemiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel verisi işlenen kişi olarak, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesinde (kişisel veri işlemeyi öğrenme, işlemeyle ilgili bilgi talep etme, işlemenin amaca uygunluğunu öğrenme, aktarım yapılan kişileri bilme, eksik veya yanlış işlemelerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok edilmesini isteme, otomatik tüm işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, analize itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme) haklarınız bulunmaktadır.

Kanun’un 11. maddesinde sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile bu haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi www.comu.edu.tr internet adresinde yer alan Veri İlgilisi Başvuru Formunu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını ‘T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi, T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi-Çanakkale/Türkiye adresine (İletişim Numarası +90 286 218 00 18) kimliğinizi tespit edici belgelerle bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da kvkkcomu.edu.tre-posta adresine elektronik posta yoluyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle gönderebilir veya ilgili formu comuhs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Başvuru yolu, yöntemleri ve başvurunun içeriği ile ilgili olarak daha fazla bilgi almak için www.comu.edu.trinternet adresimizde yer alan ‘’KVK Mevzuat Uyarınca İlgili Kişinin Haklarının Kullandırılması’’ metnini inceleyebilirsiniz.

KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla bildiririz.

Saygılarımızla,

T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi

Adres: T.C. Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi-Çanakkale/Türkiye

Tel: +90 286 218 00 18

Faks: +90 286 218 05 15

E-Posta: kvkkcomu.edu.tr